I dagens diskussion håller vi oss inom tre områden:
- Reflektioner över vad som hänt med den digitala arbetsmiljön under pandemin och vad som behöver fokuseras på i det nya, nya normala.
- Den digitala arbetsmiljön som en del av vårt arbetsmiljöansvar.
- Vad man behöver tänka på när man utvecklar och implementerar digitala lösningar i relation till människor med kognitiva hinder.
Transkribering av poddavsnittet:
Anna Carlsson: Jan Gulliksen, som kallas Gulan är professor på KTH i människa -datorinteraktion och sitter bland annat med i regeringens digitaliseringsråd och även exempelvis insynsrådet för Arbetsmiljöverket och på många andra platser. Och på det sättet hjälper Gulan till i att utveckla vårt samhälle med fokus på människa och datorinteraktion.
Anna Carlsson: Gulan ger oss perspektiv på det som han kallar det nya, nya normala, det vill säga hybrid världen, att vissa kommer att arbeta på kontor och andra hemma. Han tror med säkerhet att det kommer vara den värld vi kommer att leva och arbeta i det som jag tycker är mest intressant i avsnittet är hans beskrivning av den digitala arbetsmiljön och hur vi framöver behöver göra våra arbetsmiljö ronder även på den digitala miljön. Vi avslutar med ett annat projekt som Gulan jobbar på, som handlar om att ta hänsyn till människor med kognitiva hinder när man utvecklar och implementerar digitala lösningar.
Anna Carlsson: Välkommen hit till HR Digitaliseringspodden Gulan.
Jan "Gulan" Gulliksen: Tack så jättemycket. Vad kul att få komma.
Anna Carlsson: Jättekul att ha dig här också. Men först tänker jag att du kan få beskriva lite vem du är.
Jan "Gulan" Gulliksen: Ja men det kan jag göra. Till vardags så jobbar jag på KTH Kungliga tekniska högskolan som det hette en gång i tiden och är professor. Jag är professor i något som heter människa-datorinteraktion så att det är på något sätt gränslandet mellan teknik och beteendevetenskap kan man säga. så jag har en, så jag är civilingenjörer i grunden då teknisk fysiker. Men sen så har jag kompletterat med ganska mycket beteendevetenskap och sociologi och psykologi och en del design också för det handlar ju mycket om hur man tar fram nya spännande digitala produkter som kan hjälpa oss att lösa våra problem. Så det gör jag. Sen har jag råkar jag ha ett uppdrag nu, sen nästan 5 år tillbaka är det som vicerektor för digitalisering så att jag har ett ansvar på KTH för att strategiskt se till att vi digitaliserar oss och blir så bra som möjligt på att utnyttja digitaliseringens möjligheter för att utveckla vår utbildning, vår forskning, vår förvaltning och organisation som sådan inom ramen för det. Så det är liksom mitt huvudvärv då. Sen har jag en del ikring verksamhet som jag gör. Sitter i lite olika styrelser, till exempel det till Sveriges Radio och natur och kultur. Voksenåsen, som nu fick spännande priser där i samband med förintelse minnesdagen här eller den verksamhet som man har bedrivit kopplat till det som lite spännande och så sitter jag i regeringens digitaliseringsråd och får på så sätt möjligheten att möta vår digitaliseringsminister. Förhoppningsvis får jag möta honom här om 2 veckor för första gången där digitaliseringsrådet ska ha sitt första möte. För jag har jobbat med digitaliseringsfrågor gentemot politiken i ja ända sedan 2012, så det är ju snart inne på 10:e året och den sjätte ministern i ordningen som jag har äran att serva under inom ramen för detta. Så det är ju förstås spännande och att kunna få vara med och påverka och diskutera politiken också. Sen kan man säga som så också i presentation av vad man gör i grund och botten är jag ju forskare och jag ägnar ju mig åt att forska inom ramen för digitalisering på olika sätt och vis just nu har jag ett spännande projekt som handlar om hybrid möten och hybrid undervisning hur ska vi kunna genomföra det på bästa möjliga sätt. Jag har flera projekt som kopplar till IT för personer med funktionshinder. Hur ska man kunna dra nytta av ny teknik för att hjälpa dem på bästa möjliga sätt att förbättra situationer där? Sen har jag flera projekt också som kopplar till det här med digital arbetsmiljö. Vad är det för någonting och hur kan vi förbättra vår digitala arbetsmiljö och genomfört sådana digitala skyddsronder och på så sätt inspekterat arbetsmiljön utifrån det digitala perspektivet så att. Sådana saker är väldigt spännande och hålla på med och väldigt givande för egentligen alla mina andra uppdrag också.
Anna Carlsson: Och jag tänker att det är ju dom här projekten, precis som du nämner som jag har tänkt att vi ska kunna prata lite grann om vad du, vad ni hittar för några eller vad du hittar. Jobbar du själv eller jobbar du i grupp med flera? Är ni fler som går in i på de olika områdena?
Jan "Gulan" Gulliksen: Jag jobbar alltid ihop med flera personer. Idag är det som så att de allra flesta forskningsprojekt som man bedriver dem är ofta stora och komplexa, även om de är korta i tiden och kanske små till insatsen beaktat så behöver man olika kompetenser in när man gör det här. Som till exempel när vi jobbar med hybrid möten och hur hybrid undervisning då? Då är det jag tillsammans med en person som är lektor inom lärande och pedagogik och en person som jobbar inom visualisering och avancerade grafiska mötesmiljöer som vi samarbetar inom. Så att man har den här typen av specifika konstellationer för det vi håller på med. Jag har ett annat projekt också som jag inte nämnde tidigare där vi håller på med virtual reality för att på så sätt försöka lösa olika HR problem där vi har använt virtual reality för att titta på till exempel ärenden av trakasserier eller kränkande särbehandling och hur man kan använda den typen av miljöer för att utbilda folk inom ramen för det. Och då samarbetar jag med personer som är organisationsvetare och personer som kan tekniken väldigt djupt i det hela då. Så jag är oftast den här bryggan då så tvär-vetare som är som både för att använda att jag kan springa emellan teknik, forskningen och den beteendevetenskapliga forskningen och väldigt ofta också då eftersom. Allt det vi gör är präglat av en genuin inblandning av de som liksom är problemägarna så att jag jobbar väldigt användarcentrerat i alla sammanhang. Och det är väldigt centralt och viktigt för det jag gör.
Anna Carlsson: Och just det här med VR. Nu ska vi inte prata om det idag men det kan jag ju säga att för de som lyssnar att där håller jag också på att sätta ihop ett avsnitt kring vad vi står kring lärande och VR är senare. Men då hade jag inte tänkt ha med dig men vi får se. Nej, men det var det också.
Jan "Gulan" Gulliksen: Det finns mycket spännande och prata om inom det också det kommer du säkert klippa bort då i det hela. Men vi har projekt som vi har jobbat med VR för fobiterapi till exempel hur vi kan bota den typen av saker och så där med hjälp av virtual reality så det är väldigt spännande.
Anna Carlsson: Men allting hänger ju ihop det här med hur man kan använda digitala tekniken och människan i samspel det är där du ägnar dig åt helt enkelt.
Jan "Gulan" Gulliksen: Precis.
Anna Carlsson: Och att det ska bli så bra som möjligt har jag också förstått, det här samspelet.
Jan "Gulan" Gulliksen: Klart, det kan man säga. Jag, och det är jag ganska mån om också att framskjuta där, att jag är en så kallad aktionsforskare, så det betyder att jag inte är den där som står med vita rocken på mig och blocket i handen och tittar på när saker går åt helskotta och noterar problemen då och tycker: här har vi spännande forskningsresultat. Utan som aktionsforskare så vill man vara med och driva förändring och så beforskar man den här förändringen samtidigt som man är mitt uppe i den själv, Vilket ju är extra utmanande då när man är forskare att kunna göra det här på ett objektivt sätt när du själv är inne och vill och har aspirationer och förväntningar på vad du ska göra i det där då. Men aktionsforskning är för mig en väldigt viktig, liksom grundpelare i det här. För då grundar man det i både att man själv vill saker och ting och har en agenda och tydliggör den agendan och så jobbar man med människor som medskapare i forskningen så när jag vi jobbar med personer med funktionsnedsättning så är det de personerna som är aktiva i i forskningen också och hjälper då som forskar inom ramen för det vilket ger jättespännande resultat till exempel.
Anna Carlsson: Men det tycker jag är, det är ju viktigt att dra fram att det är inte bara forskning utifrån forskningen utan det är för att som sagt förändra någonting skapar någonting bättre och där, därav också det här digitaliseringsrådet och liknande att kunna vara med och påverka och ge sin input från det ni hittar och upptäck.
Anna Carlsson: Ja jättespännande. Vet du jag hittade när jag satt och läste på så såg jag att i november 2019 då gjorde du ett blogginlägg. Kommer du ihåg det? Våga mötas mer digitalt.
Jan "Gulan" Gulliksen: Ja precis, vagt kommer jag ihåg det, men berätta.
Anna Carlsson: Det var lite intressant. Ja, för jag tänkte att vi skulle ju prata om det här med vad som har hänt och arbetsmiljön nu. Den digitala arbetsmiljön, hybrid möten, allt det som påverkar oss. Har hänt så otroligt mycket under senaste två åren. Då tyckte jag det var lite intressant när jag tittar tillbaka vad du hade skrivit under perioden att just precis innan pandemin kom så önskade du dig att vi skulle bli bättre på digitala möten och använda det mycket mer. Ja, du fick som du ville lite grann fast, kanske inte att det är bra.
Jan "Gulan" Gulliksen: Men det kan man väl säga? Det är lite intressant att göra den analysen i efterhand. Men jag, jag reflekterar över vad som hände där. Slutet 2019 och början av 2020 så var det ju som så att vi kunde konstatera att vi hade förskräckliga digitala mötesmiljöer som vi ledningspersoner då hade access och tillgång till. Det var faktiskt så att vi inte kunde starta ett digitalt möte utan att en av våra sekreterare som var djupt kunnig i systemet kom och sparkade igång det åt oss. Och jag fick till och med i uppdrag av prorektor då att jag skulle liksom försöka titta på om vi kunde införskaffa nya digitala miljöer som skulle kunna vara bättre i det här och jag försökte replikera att, ja, men jag tycker kanske det handlar om att vi ska bli bättre på att lära oss att använda de miljöer vi har och kunna det själv. Och döm om min förvåning när tre månader senare, när vår rektor då fattade ett beslut om att. Nu så ska vi konvertera all vår verksamhet och bedriva den digitalt och det beslutet kommer ju då en torsdagskväll tror jag det var. Och från och med måndag så i princip all undervisning. Vi hade skedde digitalt. Våra lokaler var ju inte tillgängliga, varken för studenter eller personal och det gick över all förväntan bra, så de personerna då som inte kunde starta ett videomöte innan? Ja, de fick verkligen lära sig den hårda vägen att göra det och i någon bemärkelse med all respekt för alla som har råkat illa ut under pandemin så kan man ju säga att pandemin var ju det bästa som kunde hända för att få digitaliseringen att ske och ta den fart som den behövde göras i det hela för att helt plötsligt så gick det ju att se att vi faktiskt klarade av och skala upp verksamheten så enormt mycket som vi gjorde i det sammanhanget. Så det är väldigt fascinerande då att ha levt över den tiden. Och med de olika förändringar som vi var inne i. Först den här chock digitaliseringen då som skedde då i mars tjugo. Och sen så de här när vi successivt började tro vi kunde återgå där redan några månader senare. Och som ju visade sig vara helt felaktig. Och så där så att var det lite intressant då att försöka föra bok över vad som hände och samla data över de här förändringarna som skedde och varför. Och försöka dra slutsatser om hur det kom sig att det blev på det sättet som det blev och vad det här pekar emot inför framtiden.
Anna Carlsson: Och vad pekar det mot nu? För nu är vi ju här i nu spelar vi in det här i februari och just det blev återgång. Vi skulle tillbaka till kontoret och nu är vi inte det så vad pekar det mot?
Jan "Gulan" Gulliksen: Om jag får tillåta mig att liksom berätta lite om de här olika stegen vi gick igenom för jag tycker det är så otroligt intressant då för mars 2020 där när det helt plötsligt vi chockartat snabbt digitaliserade allting så det gick ju över all förväntan bra får man ju säga. Att KTH’s zoom användare gick upp med en faktor hundrafemtio bara på några veckor. Det fungerar, man klarade av de kapacitetshöjningarna utan att det blev massa system kraschar och förändringar och så där. Och givetvis på grund av att en massa personal gjorde ett fantastiskt bra jobb i detta. Och pedagogiskt också så funkade det hyfsat bra att de här föreläsningarna som vi hade hållit i stor sal framför många människor. Det var ju inte så stor förändring att hålla den digitalt då framför personer.
Jan "Gulan" Gulliksen: Tyvärr började ju folk stänga av sina kameror så att det ofta så höll man de här föreläsningarna då inför en massa svarta rutor istället. Vilket är kanske då kräver lite extra energi av en föreläsare för att man ska uppbåda liksom energi och espri och entusiasm för att kunna motivera de andra. Men på det hela taget så gick det över all förväntan bra och kanske särskilt då det som man tycker det är när allra största utmaningen i högre utbildning, nämligen examination liksom hur ska vi tenta digitalt? Till och med det gick hyfsat bra att kunna digitalisera. Och det betyder inte bara att du tar din normala papperstenta som du gick i en sal då och skrev och gör den digitalt. Utan du kanske faktiskt också funderar igenom att jag kanske måste ställa frågorna på ett annat sätt och och jag kanske måste ha andra mekanismer för att kunna bedöma det här. Jag måste kanske ha andra system för att bevaka att det här blir rättssäkert och så vidare.
Jan "Gulan" Gulliksen: Och för egen del då så var det lite intressant för jag hade nästan ingen undervisning under den här perioden som det här skedde utan jag som ledningsperson då så har man ju mycket möten. Och jag kunde ju ändå notera något otroligt spännande där i mars-april 2020. Det var att jag brukar dela in min arbetstid i tre lika stora delar. Den första tredjedelen, det var möten som rakt upp och ner då flyttade in i zoom eller teams eller vad det var för verktyg man vill använda sig av men. Det lustiga var att många av de här mötena de blev också förkortade. Alltså heldags styrelsemöten så säger man vi kan inte träffas en heldag på zoom det funkar inte så vi gör mötet på tre timmar istället, men agendan är fortfarande likadan i detta. Så att på något sätt så ja vi blev lite effektivare där det i det då. Den andra tredjedelen där var möten som man sa det här mötet det är så viktigt att vi har fysiskt så vi skjuter på det till efter pandemin och Trump har ju sagt att den ska vara över efter påsk här. Så att då kan vi ta mötet då att tro att det fungerar. Och den sista tredjedelen som är nästan den mest intressanta. Det var möten som man bara ställde in och då börjar man ju undra. Varför hade vi mötet överhuvudtaget om det inte var viktigare än att man ställde in den när pandemin kom så helt plötsligt? Så fick jag mycket mer tid för att göra kanske det som är viktigt i mitt arbete. Och ja, jag kunde till exempel se på om jag tar den största vetenskapliga konferensen i mitt område i närmiljö som jag är ganska engagerad i så kunde jag ju se att helt plötsligt i slutet på april 2020 så fick vi fler inskickade bidrag. Femtio procent fler inskickade bidrag än någonsin tidigare i historien. Så uppenbarligen så var det många forskare som fick liksom mer tid för att kunna göra det som är det riktigt viktiga kvalitativa arbete som man höll på med.
Jan "Gulan" Gulliksen: Och men det var början på pandemin för sen händer ju saker och ting. Så småningom, så märker du ju då framåt slutet på sommaren och september där hur folks kalendrar blev smockfulla. Man hade möten 8 till 6 eller utan egentligen så särskilt mycket paus i detta heller. Folk till och med kom på mekanismer för att stänga av kameran och mikrofonen så att hon kunde gå på toaletten samtidigt som han hade. Möten och sådana här saker och så börjar folk bli lite desperata, för det kan inte vara meningen med livet att jag ska sitta i möten såhär mellan 8 och 6, och även över lunchen varje dag. Sekreterare bokade in mer och mer så då kom det nya riktlinjer som sa att vi ska ha kortare möten så gärna att mötena börjar då en 5 minuter senare än normalt och ska sluta 10 minuter tidigare. Men det var ju sådan press på möten så helt plötsligt så börjar man ju boka upp de där pauserna som blev emellan också. Så det blev fler möten och det blev omöjligt att få tag på folk på telefon för att alla satt ju bara i zoom och teams möten hela tiden, så det blev helt olidligt då tyckte många. Och i den där vevan så gjorde jag en sådan där intressant observation för det var vid något tillfälle som jag var kallad till två jätteviktiga möten samtidigt där jag frågat vilket ska jag gå på? Så säger dom, nej, men du måste komma på mitt möte sa bägge två.
Så då konstatera att ja, men jag har ju två öron och jag har en laptop och en Ipad här så att då tog jag det ena mötet i ena örat och det andra mötet i andra örat och så var jag med på bägge möten samtidigt. Och jag informerade bägge mötena bara så ni vet, nu är jag på två möten samtidigt här. När jag stänger av bilden i det ena mötet då pratar jag i det andra mötet så att folk förstod det. Och det funkade ju över all förväntan bra, förvånansvärt nog. Och jag har ju frågat och intervjuat de personer jag hade möten med. De tyckte jag var lika aktiv som jag brukade vara i bägge mötena och jag kunde till och med ta information från det ena mötet in i det andra mötet. Så i någon bemärkelse så blev det mera effektivt då för verksamheten. Och när jag då berättar det här för mina kollegor då så säger de ju så här att; men Gulan snälla nån, du kan ju inte mena att vi nu ska börja sitta i flera möten samtidigt? Nej, säger jag, det är inte det jag menar utan jag börjar snarare ställa den kritiska frågan, vad har vi för möten när det är på ett sådant sätt att jag kan vara med på flera möten samtidigt? Då är förmodligen inte mötet så särskilt bra strukturerat eller organiserat när det ser ut på det sättet. Så jag tror egentligen att min prediktion för framtiden är att vi måste liksom hitta mekanismer där vi stökar undan en hel del av de möten som inte har något meningsfullt att tillföra. Att vi gör mötena kortare och effektivare och faktiskt bara diskutera de punkter som vi behöver diskutera, och att vi bara har de personer med på mötet som verkligen behöver vara med för att vi ska kunna fatta de beslut vi behöver göra. För nu har vi ju hamnat i en anda där vi använder möten för all verksamhetsinformation överhuvudtaget. Och vi sitter ofta och lyssnar på samma information om och om igen för det är olika grupper man pratar med om samma information. Så vi slösar bort en massa tid i möten då i det här digitala.
Anna Carlsson: Tror du att det förändras framöver eller är?
Jan "Gulan" Gulliksen: Det jo, för det är ju lite dit man vill komma i det hela. För det var ju många som pratar om det här som den nya normala då och sitta på det här sättet.
Anna Carlsson: Så det hoppas jag verkligen inte att det är möten på möten på möten.
Jan "Gulan" Gulliksen: Nej men sen kunde man ju konstatera det här att förra hösten så började vi ändå öppna upp lite grann och komma tillbaks lite i viss utsträckning till arbetsplatsen, men inte alla då. Utan då uppstod det ju det som jag brukar kalla för den nya, nya normala vilket ju då är det här med hybrid möten. Alltså möten där några personer är med digitalt och några är med fysiskt i rummet. Vilket jag tror verkligen är framtiden. Jag tror att den här typen av då hybrid möten, det kommer prägla vår möteskultur och vår mötesstruktur i framtiden och då är det lite intressant att notera då att det finns ju en mängd debattörer som är ute och säger att det här är en helt föraktfull form av möten eller hybrid undervisning är pedagogiskt mycket sämre än annan. Men det säger inte jag riktigt utan jag säger nog snarare att jag är rätt övertygad om att vare sig vi vill det eller inte så kommer det här och vara det sättet vi arbetar på i framtiden. Frågan är hur vi kan göra någonting bra av det. Så det är därför jag har dragit igång forskningsprojekt då för att titta på, hur kan vi hålla bra hybrid möten och hur ska vi bedriva vår hybrid-undervisning på ett bra sätt? Vad krävs av en ledare för att man ska kunna se de personer som är med digitalt lika bra och lika mycket som man ser de personer som är med fysiskt i rummet. hur skapar vi en jämbördighet så att inte de som bara kan prata rakt ut i luften som sitter i rummet tar över? Utan att man tillåter likartat beteende från alla och det ställer väldigt stora krav på våra ledare så jag efterlyser ju ett ganska stort digitalt ledarskap här. att vi måste bli duktigare digitala ledare. Vi måste bli duktigare på att leda den här typen av digitala eller hybrid möten så vi kan verkligen se och ge alla lika stort talutrymme utifrån vad man har för roller och så där då.
Anna Carlsson: Och det som är intressant där tänker jag. Det är ju att när man tittar på undersökningar vilka som har klarat av den digitala förändringen bäst och sämst så är det ju tyvärr så att det är ledarna som har klarat det sämre än en till exempel om man vanliga medarbetare som småbarnsföräldrar som jonglerar med tider och anpassar sig och hittar sätt och agera. Så att vi har ju det är ju en stor utmaning då att få till de här programmen och utvecklingen och faktiskt lägga tid på det.
Jan "Gulan" Gulliksen: Absolut, men samtidigt så kan man se det är lite förenklat att säga säga på det sättet därför att vi har gjort undersökningar då på min arbetsplats och försökt titta på hur ser den digitala arbetsmiljön ut särskilt nu när vi var hemförlovade under den här tiden. Och vi kan ju se det att de som egentligen då mår sämst och tycker att det här funkar sämst i det hela, det är oftast de som bor på minst kvadratmeter och oftast är det ju de yngre i organisationen, många som är doktorander eller den typen av saker som är liksom i en etableringsfas. Det är de som har tyckt att det här har varit jobbigare och ju fler kvadratmeter man bor på desto bättre har man tyckt den här digitala transitionen har fungerat när man har jobbat hemifrån. Och det är inte nödvändigtvis som så att det korrelerar med vilken ledarroll man har i det hela, tvärtom. Vi har ju sett till exempel att personer som har småbarn och så vidare har klarat det här livspusslet mycket bättre att nu har jag faktiskt, nu slipper jag pendla två timmar om dagen till och från min arbetsgivare. Nu kan jag helt plötsligt jobba heltid och fortfarande hämta och lämna barn, och få det att fungera på ett bra sätt och samtidigt kanske också klara av att ha en ledarroll i i de sammanhangen. Så att jag tror nog snarare det handlar lite grann om ja vilken roll och vilken livssituation man har och hur man får det där helhets pusslet att gå samman då hur man får det att funka på bästa möjliga sätt.
Anna Carlsson: Och då litar jag mer på dig, än de som jag har tittat på undersökningarna, de kan nog vara lite, det kan vara någon som har hittat på för sin egen nyttas skull faktiskt.
Jan "Gulan" Gulliksen: Men alltså, det handlar ju någonstans om vilka frågor man ställer i väldigt många av de här undersökningarna. Det finns ju undersökningar som pekar egentligen åt vilket håll du vill i detta, men det beror ju återigen då på vad man kliver in med för ingångsvärden i detta och jag menar det har funnits mycket forskning som har pekat på att digitaliseringen är skadlig över huvud taget, men då ville jag snarare se det som att digitaliseringen kommer att ske vare sig vi vill det eller inte. Låt oss se på, hur kan vi göra den på bästa möjliga sätt. Snarare än att visa på hur pass skadlig den är i det hela? Och då kan man då finna de här nya sätten att jobba som kan leda till liksom att vi skapar väldigt bra resultat ut ur det. Och en fascinerande upptäckt jag gjorde då när jag liksom tittat över alla de möten som man har varit på här under en tid tillbaka som har varit av hybrid karaktär. Det är att de som har varit allra duktigast på att leda den typen av möten och se alla personer ja det har oftast varit dem i vår organisation som har varit studenter, alltså de unga som på något sätt har varit mer vana och förtrogna med ett digitalt arbetssätt redan från början och anammat och godtagit detta medan kanske en del av dem i vår generation mera av velat vara lite motståndare mot det här sättet. Och bara sökt efter argument och resultat som förstärker den bild man vill ha av att det här inte är ett bra sätt att arbeta.
Anna Carlsson: Man pratar ju också mycket om ledarskapet generellt. Att som du nämner nu att livssituationen runt omkring plötsligt blir väldigt mer har en större påverkan på vad jag kan leverera för resultat och vilken vilka arbetsuppgifter jag kan ha om det då hänger ihop med hur man hur man lever och bor och vad man har för utrymme och plats och möjligheter. Och då måste då är det ju återigen så att ledarna då också måste inte bara klara av att leda den digitala förändringen, leda de digitala möten och se alla men också måste förstå sig på vem och hur man ska hjälpa alla att lyckas i sin arbetsroll utifrån den hemmiljö man har också.
Jan "Gulan" Gulliksen: Men det är ju jättespännande att se det där därför jag tror att mycket av det vi lär oss när vi försöker och förbättra våra digitala möten, är också kunskaper som hjälper oss att göra våra fysiska möten bättre. Alltså, vi har ju mycket tydligare fått en klar bild över hur viktigt det är att ha en tydlig agenda, att ha förberett material, att säkerställa att deltagarna på mötena är pålästa på det som man ska diskutera. Att vi har tydliga tidsramar som har satt som man kan hålla det hela, att vi tar pauser och så vidare. Sådana saker som vi kanske ibland i det fysiska har varit lite dåliga på, men där det digitala på något sätt har satt krav på att nu ska vi bli bättre på att göra där. Så jag hoppas ju och tror att vi kommer att få mycket mera fokus på arbetsmiljöaspekten av det här och faktiskt kunna möjliggöra bättre förutsättningar, rent så där ergonomiskt fysiskt, att kunna ha ett bra arbete. Och en av de saker då som hände mig när den här digitaliseringen tog fart. Det var ju då att jag jag märkte att det var rätt mycket möten av de mötena jag skulle gå på som jag förväntades att i stor utsträckning kanske lyssna och ta del av information, lämna mindre kommentarer och så vidare. Då märkte jag ju att jag kan ju genomföra de här mötena genom att vara ute och promenera samtidigt så jag grejade en liten spännande ställning som jag hänger på magen som håller upp min mobiltelefon framför mig så att folk ser en bild på mig när jag är ute och promenerar. Och under perioder så gick jag över tjugotusen steg om dagen och gick 4 timmar och vara med på möten under tiden och jag tyckte det funkade jättebra och grejen var att mina medarbetare tyckte också att det funkade ganska bra. Men det är ju klart att det inte är alla då som kan vara ute och gå hela tiden, någon ska kanske vara protokollförare eller någon ska föredra och dela presentationer och så vidare. Då kanske det inte är lika lämpligt att gå som det är om man är en åhörare som mest ska ha synpunkter på saker och ting. Och då kan jag konstatera, jag sitter i insynsrådet till Arbetsmiljöverket till exempel och så berättar jag om mina erfarenheter då till Arbetsmiljöverket. Ja, då fick jag höra att det här hade man till och med skrivit in i agendan att det här mötet, det är ett lämpligt möte och ha som ett gåmöte för de här deltagarna. Och så blev det då allmänt sanktionerat att det här är ett möte som du kan ta när du är ute och går och så blir man liksom inte någon sorts smitare eller något sådant i de sammanhangen där. Vilket jag tycker är väldigt fördelaktigt för vi behöver ju helt enkelt röra på oss mycket mer än vad vi gör idag och kan vi då ta våra digitala möten i gående form och vara ute och få både frisk luft och fysisk aktivitet samtidigt, så är väl det jättebra.
Anna Carlsson: Absolut, och du har ju tittat också på det här med arbetsmiljön. Alltså generellt både den digitala och den fysiska. Apropå du pratade om arbetsmiljö och kunna röra sig, vad har du sett? Vad är det du har gjort där?
Jan "Gulan" Gulliksen: Jo, man kan säga som så att vi har tittat på den digitala arbetsmiljön och när vi har pratat om den digitala arbetsmiljön så har vi liksom definierat det någonstans som den arbetsmiljö som kommer som en konsekvens av att verksamhetens stödsystem har digitaliserats. och då tittar vi ju på både fysiska och psykosociala och kognitiv arbetsmiljö i eller det som kallas social och organisatorisk arbetsmiljö i de sammanhangen sammantaget på det här och försökt studera det här och. Det sätt som jag har gjort och provat nu i lite olika sammanhang i min forskning är att göra digitala skyddsronder. Det vill säga, du vet när man har skyddsronder i normala fall så är det ju ett skyddsombud som vandrar runt i verksamheten tillsammans med någon chef och så tittar man på riskfaktorer och förbättringsområden i detta och. Min erfarenhet av den typen av verksamheten, alltså min erfarenhet av skyddsronder har ofta varit att de har pekat på väldigt fysiska saker. Den här mattan här riskerar man snubbla på eller den här kabeln här försvårar städningen eller vet du hur du ställer in din kontorsstol. Och du kanske borde ha ett handlovsstöd för din mus hantering? Men aldrig har jag fått besök av ett skyddsombud som har frågat, får du för mycket e-post eller har du för långa svarstider på dina databas-sökningar eller den typen av saker som kanske är det som orsakar mest frustration i arbetet? Så det vi ville ut och göra det var ju att försöka studera då liksom det digitala, alltså vilken roll det spelar i det hela. Och då hittade vi en metod som nu har gått och blivit en svensk standard, en teknisk specifikation, som heter användbarhetsrond. Som alltså är en metodik då för att göra den här typen av arbetsplatsbesök där man då försöker då beakta alla de här faktorerna, beakta den digitala arbetsmiljön sammantaget. Och så protokollför vid de sakerna som är där och så går man vidare och försöker prioritera. Vad är de viktigaste fynden man gör i verksamheten och? Och så arbetar man fram ändringsförslag och göra ansvariga för att göra de här förändringarna. För precis som på vanliga skyddsronder så handlar det om att identifiera risker och sen så då att kunna också ha ett åtgärdsprogram som gör att man tar hand om och eliminerar de risken man har i det. Och jag började prova det tillsammans med en domstol i Sverige och gjorde den typen av användbarhetsrond där då på allt ifrån personalen som jobbade i vakten och tog emot dem som skulle till tingsrätts förhandlingar eller rätts-förhandlingar i sådana sammanhang hela vägen upp till domaren och gjorde analyser av det här och vi kunde identifiera jättemycket spännande åtgärdsförslag och saker. och just också eftersom vi var ute som ett team här vi var ute med både personer som representerade HR och skyddsombud men även personer som representerade IT-sidan som hade en förmåga att se det då som kopplade till IT systemet väldigt tydligt och det intressanta när man går runt och gör den typen av inspektioner det är ju att väldigt ofta så kan vi ha starka negativa åsikter om våra IT system men ofta så handlar det inte om själva systemet i sig utan det kanske att jag har inte fått utbildning i det här, jag vet inte vilka funktioner som finns, jag vet inte hur jag kan fråga om hjälp, min kollega i nästa rum gör saker och ting på ett helt annat sätt men det vet inte jag om för vi tittar aldrig på varandra hur man löser den typen av frågeställningar. Så vi kunde liksom synliggöra en hel del av den sortens problem genom att göra den här typen av användbarhetsrond och i slutet av förra året här så gjorde vi den här typen av användbarhetsronder på k t h också på min egen arbetsplats och tittade på några i ett pilotförsök och det föll så väl ut så nu så ska vi under det här året att jobba med att det ska bli en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet i vår organisation och så ska vi försöka och mer tydligt specifikt arbeta med att kartlägga identifiera risker och åtgärda det här då. Och intressant nog är också att man ser den digitala arbetsmiljön när man tittar på den så tittar man inte på ett system i taget utan man tittar på den här helheten. Och väldigt ofta så är ju mycket av de problem som skapar frustration hos användarna. det är allt det här som finns mellan systemen, jag kan inte kopiera från ett system in till ett annat på ett enkelt sätt eller jag måste logga in och logga ut igen för att kunna göra den här typen av saker då. Sådana saker som man inte ser om man bara tittar på på ett system åt gången så att säga.
Anna Carlsson: Och om man tänker nu på hur den digitala arbetsmiljön har blivit arbetsmiljön. Ännu mer nu när vi kanske inte kommer vara på något kontor utan du jobbar i en digital arbetsmiljö, hur kan man få det här att bli? Jag, jag går ju igång på det här för att jag har ju sett utifrån tidigare roller så har jag både varit chef över team, jobbat med medarbetarundersökningar. Det är oftast här den här frustrationen kanaliseras och ingen riktigt kan plocka upp och peka på vad den här, man brukar prata om att man tittar på engagemang och så kan det vara möjligheten att göra sitt jobb i en på stor påverkare hur pass hur pass engagerad man är som individ. Men det här är ju mycket mer logiskt, så jag tycker det är en fantastisk sak. Hur kan vi få alla att behöva göra det här för att det är ju arbetsmiljön är ju inte längre mattan och sladdarna och kontorsstolen, det är ju det också, men det är kanske ännu mer den här digitala arbetsmiljön.
Jan "Gulan" Gulliksen: Ja precis och sen något annat som också kommer inom ramen för det här är ju att hur du mår på ditt arbete är ju oftast en kombination av inte bara dina arbetsuppgifter och kollegor utan också hur du har det kopplat till det där hemma arbetsmiljön. Kan du skilja på jobb och fritid, och kan du göra tydliga gränser avgränsningar för det där, kan du koppla av tydligt från det arbete du gör till exempel och sådana saker. Och jag upplevde ju att när man med frågebatteriet som vi hade utifrån den här användbarhetsronden så fick man mer att helhetsgrepp om arbetsmiljön och på kontoret så gjorde vi till och med en utbildning då som vi riktade till personer inom kommunal och regional verksamhet för att ja, egentligen jobbar för att bli någon sorts digitala skyddsombud i detta och kunna jobba på det sättet för att granska det här. Och jag upplever ju att man ser ett mycket, mycket mer relevant resultat som kommer ut för att beakta den här helheten. Det som då gör att folk i sluttampen blir sjukskrivna och så där som är det ofta den här helhetsbilden då som man måste ta i beaktande.
Anna Carlsson: För det som är intressant är också nu att många som har en tillbaka till kontoret policy eller den här nya, nya normala, vad vi nu hamnar någonstans, tittar hela tiden på att man ska undvika att undersöka hemmiljön och inte behöva ta ansvar, utan det är kontoret som man har förmågan att greppa på något sätt och göra det här ta det här arbetsmiljöansvaret för. Men jag tror det är dags redan nu och tänka på hur man ska ta helhetsansvaret. Sen finns det ju här med försäkringar och skatteregler och massa sådana saker men arbetsmiljön där är det ju det här med helhet, så låter superbra.
Jan "Gulan" Gulliksen: Precis, vi gjorde faktiskt också en undersökning då på min arbetsplats när vi försökte titta på hur folk upplevde hemma arbetsmiljön och så frågar vi ju då, hur många dagar i veckan vill du i framtiden då arbeta hemifrån och snittet hamnar ju någonstans där mellan 2 och 3 dagar i veckan skulle man även i framtiden, alltså efter pandemin vilja kunna fortsätta sitta hemma. Och vi, vi har ju lite olika arbetskategorier på ett universitet så vi som är lärare och forskare vi har ju oftast lite mer flexibla arbetstider och jobbar lite grann på alla dygnets timmar och så där. Medan den administrativa personalen i stor utsträckning såg att här fanns det mycket bättre förutsättningar för att faktiskt klara av jobbet för att jobba mera effektivt när man kunde kunna jobba på det här sättet så där var ju entusiasmen som störst inför möjligheterna då att kunna jobba hemifrån på det här sättet. sen gjorde vi också, vilket jag tycker var så superintressant, vi bad folk om de hade lust att skicka in fotografier av, hur ser din hem-arbetsmiljö ut och utifrån de här hem-arbetsmiljöerna då så kunde vi liksom ta fram personas över olika hem-arbetsmiljöer. Alltifrån de som hade liksom väldigt dedikerade kontor där man hade köpt eller införskaffat ergonomiska kontorsstolar och höj och sänkbara skrivbord till de som jobbade på strykbrädor och flyttkartonger eller hade byggt in en arbetsplats i garderoben som man satt i eller olika sådana saker och och jag tycker det här att se den här diversifieringen i olika sätt att arbeta och det här att också kunna variera sig mellan olika arbetsmiljöer. Det är otroligt intressant och spännande att se om man man förstår att det här med hemarbete är väldigt mycket mer komplext än vad våra nuvarande rutiner runt omkring att möta arbetsmiljö-lagstiftningen liksom ger vid handen i det sammanhanget.
Anna Carlsson: Och egentligen så är det ju inte bara den lagstiftningen, det finns mycket annan lagstiftning som också halkar efter lite grann vad vi pratar om? Ja, men det ska vi inte ge oss in på nu kanske.
Jan "Gulan" Gulliksen: Ja, det har jag mycket åsikter om också. Ja.
Anna Carlsson: Men det kanske vi inte ska täcka in nu, men jag har en fråga kring, för du nämnde också i början det här med att man utvecklar system utifrån kognitiva hinder och möjligheter och vad man har. Hur, hur pass tittar man på det? För nu om vi flyttar alla och gör allting digitalt? Det finns ju också människor som har svårare att hantera det här. Hur ser det ut?
Jan "Gulan" Gulliksen: Precis alltså, vi har ju upp genom åren tittat ganska mycket på hur vi kan förbättra för personer med funktionsnedsättning, till exempel att kunna använda tekniken. Och jag tror att det är ganska uppenbart för många hur vi kan göra saker och ting bättre för personer med synskador eller hörselskador som är kanske de funktionsnedsättningar som är vanligast att man ser. Men när vi tittar på i vår verksamhet, hur det ser ut så kan vi konstatera att den en av de vanligaste funktionsnedsättningarna är ju de kognitiva funktionsnedsättningarna. Alltså personer som har ADHD eller som är dyslektiker eller är på olika sätt och vis då har aspekter där det finns faktorer i arbetslivet som stör som förhindrar en från att kunna utnyttja sina förmågor på bästa möjliga sätt för då kunna genomföra sitt arbete. så där har vi försökt att liksom identifiera det och jobba med på olika sätt och vis hur kan vi förbättra situationen och förutsättningarna för dem och också dels försöka kartlägga, förstå. Vad är det för problem och utmaningar man upplever? och kartlägga vad är det för hjälpmedel man har tagit i bruk för att kunna klara av att jobba på ett bättre sätt och bygga den här förståelsen över hur det ser ut. och sen då gått in i olika designsessioner där personer med funktionsnedsättning har varit med och designat framtida miljöer och ofta knäckt då lösningar som har varit väldigt innovativa utifrån de behov som man själv har. Och sen visar det sig ju väldigt ofta att de här lösningarna som man gör som ska vara bättre för en person med funktionsnedsättning. Ofta blir det bättre för väldigt många fler än de personerna och det kan vi ju se på i dagsläget att olika saker som ursprungligen har uppstått som hjälpmedel för personer med funktionsnedsättningar är sådant som gemene man använder sig av. möjligheten att kunna förstora på skärmen för att och läsa tydligare eller är lättlästa versioner av texter för att de ska bli mera begripliga då använda mer klarspråk i det hela. Det är ju ingen som vill ha de svårlästa texterna då när de lättlästa finns i det hela. Så att vi hittar liksom lösningar som så att säga underlättar för alla och det där tror jag vi kommer se i takt med här, att vi är mer och mer bygger förståelsen för hur personer med kognitiva funktionsnedsättningar upplever miljöerna och hur vi kan göra saker och ting bättre för dem så kommer vi hitta redskap som också gör det bättre för folk i gemen i mycket större utsträckning.
Anna Carlsson: Det gäller ju också ha med då när man designar system och olika ja appar och liknande att hela tiden ha med den kompetensen i det man gör och också titta på det utifrån om man gör urval utifrån vad man ska själv använda så man tänker sig för var vem det är för och vilka man har med i sina utvärderingar också om man ska ta nya system för någonting.
Jan "Gulan" Gulliksen: Absolut och där har ju vi jag menar, jag har förmånen att jobba med en av mina tidigare doktorander då som har startat en organisation som heter Begripsam, som jobbar mycket med att ge access till personer med funktionsnedsättning som man kan använda som testpaneler och använda i designmöten och så vidare. En unik samling med kompetens som vi har använt oss av i många olika sammanhang i forskningen för att kunna utveckla och göra saker och ting bättre. Så att det är och sen handlar det ju också om att faktiskt öka förståelsen hos alla. För vad innebär det att leva och kunna verka i arbetslivet när man har olika typer av koncentrationsproblem eller vad nu kan handla om för någonting? Och det här att så att säga skapa de här mötena det jobbar vi en hel del med i den utbildning vi har också när vi har. Vi har till exempel en kurs då om IT för funktionshindrade som som våra studenter på inom medieteknik läser där vi också försöker skapa det mötet för det är ju först när du träffar och ser och upplever och förstår hur det deras användnings-situation ser ut som du verkligen känner att du får motivationen till att göra saker och ting bättre. För alla riktlinjer i all ära de försöker man åtgärda och tycker att det är någon sorts pålaga utifrån för att göra det. Men när man ser hur otroligt svårt det kan vara att hantera de digitala produkter vi har med ett funktionshinder när man verkligen har sett och förstått det. Ja, då går man hem och gör om och gör rätt liksom.
Anna Carlsson: Jätteintressant. Tack så jättemycket för att du ville dela med dig av allt det här som du tittar på och funderar över och har en massa information om. Jag är jätteglad att du ville vara med i podden.
Jan "Gulan" Gulliksen: Tack, jätteroligt att få vara med.
Anna Carlsson: Tack för att just du har lyssnat. Podden levereras av HR digitaliserings gruppen och jag som pratar heter Anna Carlsson. Vi har fokus på att underlätta digitalisering för dig inom HR genom att erbjuda vår kunskap i form av poddande, konsultstöd utbildning och mentorskap och på det sättet skapar vi tillsammans en digital framtid för HR. Du hittar info om både podden och gruppen på HRdigi.se
